Das Problem
Jedes Jahr verlieren Unternehmen Millionen durch Zahlungsbetrug bei Lieferanten — manipulierte Bankverbindungen, kompromittierte Lieferantenkonten und Social-Engineering-Angriffe, die Zahlungen auf kriminelle Konten umleiten. Herkömmliche Kontrollen stützen sich auf Tabellenkalkulationen, E-Mail-Freigaben und telefonische Rückbestätigung. Das ist langsam, inkonsistent und hinterlässt keinen belastbaren Prüfpfad.
Für Finanzabteilungen, die Hunderte von Lieferanten verwalten, potenziert sich das Risiko: Eine einzige betrügerische Änderung der Bankverbindung kann sechs- oder siebenstellige Verluste verursachen. Regulierungsbehörden verlangen zunehmend nachweisbare Kontrollen — „wir haben zur Bestätigung angerufen" ist keine akzeptable Antwort mehr.
Die Lösung
Wir haben eine eigenständige SaaS-Kontrollschicht entwickelt, die den gesamten Lebenszyklus von Lieferanten-Bankdaten steuert — von der Ersterfassung über die Validierung und mehrstufige Freigabe bis zur laufenden Revision. FinMantis sitzt zwischen dem Lieferanten und dem ERP-System und stellt sicher, dass keine Bankverbindung ohne strukturierte Verifizierung in die Zahlungsverarbeitung gelangt.
Die Plattform kombiniert OCR-gestützte Dokumentenprüfung mit automatisierter Bankkontenverifizierung (AVS), erzwingt das Vier-Augen-Prinzip auf Systemebene und führt einen unveränderlichen Audit-Trail für jede Aktion.
Features
Vier-Augen-Prinzip
Die zentrale Kontrolle: Der Sachbearbeiter, der einen Lieferantendatensatz anlegt, kann diesen niemals freigeben. Diese Funktionstrennung wird auf Systemebene durchgesetzt — nicht durch Richtlinien, nicht durch Schulungen, sondern durch Architektur. Das System lässt es schlicht nicht zu.
Konfigurierbare mehrstufige Freigabe-Workflows
Organisationen konfigurieren ihre eigenen Freigabeketten: einstufige Freigabe für risikoarme Änderungen, zweistufige Freigabe für Bankdatenänderungen, mehrstufige Eskalation für Lieferanten mit hohem Volumen. Jede Stufe wird bestimmten Rollen oder Personen zugewiesen.
Lieferantenportal mit OTP-Authentifizierung
Lieferanten erfassen ihre Bankdaten über ein gesichertes Portal. Der Zugang wird über HMAC-signierte Einladungs-Token und OTP-Verifizierung gesteuert — keine Passwörter zu verwalten, keine Zugangsdaten, die kompromittiert werden können.
OCR-gestützte Dokumentenverifizierung
Wenn Lieferanten Bankbestätigungsschreiben hochladen, extrahiert Google Document AI automatisch Kontoinhaber, Bankname, Kontonummer und Bankleitzahl. Das System gleicht die extrahierten Werte automatisch mit den manuell eingegebenen Daten ab und markiert Abweichungen zur manuellen Prüfung.
Automatisierte Bankkontenverifizierung
Bevor ein Lieferantendatensatz freigegeben werden kann, führt das System eine automatisierte AVS-Prüfung gegen Banknetzwerke durch. Diese bestätigt, dass das Konto existiert, aktiv ist und mit dem angegebenen Kontoinhaber übereinstimmt — Fehler und Betrug werden vor der Zahlung erkannt.
Unveränderlicher Audit-Trail
Jede Aktion im System wird in einem Append-Only-Audit-Trail protokolliert: Wer hat was getan, wann, und was hat sich geändert. Erstellung, Bearbeitungen, Freigaben, Ablehnungen, Neuzuweisungen — alles wird mit Vorher-/Nachher-Werten erfasst. Nichts kann geändert oder gelöscht werden.
Rollenbasierter Zugriff mit Workflow-Zuweisung
Benutzer erhalten Rollen, die bestimmen, was sie sehen und tun können. Sachbearbeiter erstellen Datensätze, Freigebende prüfen sie, Administratoren konfigurieren Workflows. Jede Rolle bildet sich auf spezifische Berechtigungen innerhalb der Freigabe-Pipeline ab.
Sachbearbeiter-Neuzuweisung
Wenn ein Sachbearbeiter nicht verfügbar ist oder das Unternehmen verlässt, können offene Vorgänge einem anderen Sachbearbeiter zugewiesen werden, ohne die Prüfkette zu unterbrechen. Kein Lieferantendatensatz wird verwaist.
Super-Admin-Konsole
Plattformweite Mandantenverwaltung mit MFA. Super-Admins provisionieren neue Organisationen, verwalten Benutzerkonten über Mandanten hinweg und überwachen den Systemzustand — alles aus einer einzigen Konsole.
Ergebnisse
- Betrugsrisikominimierung: Strukturierte Verifizierung durch OCR-Abgleich, automatisierte AVS und erzwungene mehrstufige Freigabe eliminiert die manuellen Lücken, die Betrug ausnutzt
- Revisionssichere Compliance: Der unveränderliche Audit-Trail bietet eine vollständige, belastbare Dokumentation jeder Änderung an Lieferanten-Bankdaten — bereit für interne Revision, Wirtschaftsprüfung oder regulatorische Überprüfung
- Schnelleres Lieferanten-Onboarding: Das Lieferantenportal mit OTP-Authentifizierung ermöglicht Lieferanten die eigenständige Datenerfassung und eliminiert E-Mail-Schleifen und manuelle Dateneingabe
- Operative Kontrolle: Vier-Augen-Prinzip und konfigurierbare Freigabe-Workflows stellen sicher, dass keine Bankdatenänderung die etablierten Kontrollen umgeht
FinMantis zeigt, wie KI-Agenten und Dokumentenintelligenz Finanzkontrollen transformieren — von manueller Verifizierung zu automatisierten, revisionssicheren Workflows.
